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ARCHIVÉ - Rapport de recommandations - La réduction de la paperasse... libérer les entreprises et leur permettre de croître


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Annexe A : Recommandations d'ordre systémique

Réduction de la paperasse

Réduire les exigences réglementaires imposées aux entreprises

1. Pour réduire la charge que représente le respect des contraintes réglementaires, le gouvernement devrait, dès que possible, présenter un projet de loi prévoyant l'adoption de la règle un pour un figurant au programme électoral du Parti conservateur. Ainsi, chaque fois que le gouvernement proposera un nouveau règlement, il devra éliminer au moins un règlement existant, réduire les frais connexes du fardeau administratif et arriver ainsi à une somme nette nulle. La réduction de la paperasse attribuable à l'application de la règle un pour un s'ajoute à celle découlant de la mise en œuvre des 90 recommandations ministérielles contenues dans le présent rapport (voir l'annexe B). Le gouvernement devrait étudier les points présentés ci-dessous pour donner suite à l'ensemble des recommandations :

  • Utiliser le Standard Cost Model pour mesurer le fardeau administratif imposé aux entreprises en matière de respect des contraintes réglementaires afin de s'assurer que les coûts qui s'y rattachent sont chiffrés;
  • Exiger que, au fil du temps, chaque ministère et organisme de réglementation passe en revue et assure le suivi de l'inventaire des règlements en vigueur, lesquels alourdissent le fardeau administratif des entreprises, examine de plus près une fois l'an les 20 règlements considérés comme les plus lourds et rende compte annuellement des progrès accomplis quant à l'application de la règle un pour un. Il sera ainsi possible d'effectuer un important suivi de la réduction du fardeau global de la paperasse et de la réduction du fardeau des ministères.

Réduire les exigences relatives aux renseignements demandés et améliorer les services électroniques afin de diminuer les coûts liés au respect des contraintes réglementaires

2. Les ministères et organismes de réglementation devraient dresser la liste des obligations en matière d'information rattachées à leurs programmes et à leurs activités réglementaires, réduire les exigences inutiles, recourir au Standard Cost Model pour mesurer toute réduction significative du fardeau administratif des entreprises et rendre compte des résultats dans leur site Web, et ce, d'ici le 31 décembre 2013. Il faudrait en outre que les ministères passent en revue les processus et les formulaires papier et soumettent au ministre responsable, d'ici le 31 mars 2015, des propositions de solutions électroniques qu'ils pourraient appliquer afin de réduire le fardeau inhérent à la paperasse réglementaire. Le gouvernement devrait étudier les points présentés ci-dessous pour donner suite à cette recommandation :

  • Exiger que, au cours de leur examen, les ministères tiennent compte des obligations en matière d'information imposées aux entreprises du secteur par d'autres organismes de réglementation du gouvernement fédéral;
  • Aligner davantage les sites Web du ministère sur les besoins des entreprises afin de donner à ces dernières un accès rapide aux services électroniques rattachés aux programmes de réglementation et aux obligations en matière d'information;
  • Exiger que les ministères et organismes collaborent avec les organisations qui réglementent un même secteur afin de normaliser la présentation de leurs services électroniques et de favoriser la création de liens entre les sites connexes;
  • Donner suite à la présente recommandation de manière à ce que, au fil du temps, le ministère et les entreprises puissent réaliser des économies.

Réduction du fardeau cumulatif

Mettre de l'ordre dans l'appareil réglementaire du gouvernement fédéral en prêchant par l'exemple

3. Il faudrait améliorer la coordination des activités du gouvernement fédéral en matière de conformité et d'exécution dans un secteur donné afin que les organismes de réglementation puissent unir leurs efforts et rationaliser leurs activités grâce à une meilleure compréhension de la réalité sectorielle, et rendent comptent, d'ici le 31 mars 2014, des approches communes ou partagées eu égard aux activités rattachées à l'inspection et à l'observation. Le gouvernement devrait étudier les points ci-dessous pour donner suite à cette recommandation :

  • Trouver un mécanisme de gouvernance qui permettra de renforcer et de surveiller la coordination et la collaboration entre les ministères afin de réduire le fardeau des programmes de réglementation;
  • Concevoir des « cartes de réglementation » sectorielles sur lesquelles seraient consignées la totalité des exigences du gouvernement fédéral auxquelles les entreprises évoluant dans un secteur donné doivent se conformer;
  • Créer et tenir à jour les profils des secteurs tenus de se conformer à une variété de règlements afin d'aider les organismes de réglementation à mieux comprendre l'impact des exigences réglementaires sur la compétitivité des entreprises. Cette démarche permettra de mieux évaluer le risque, de choisir le bon instrument et de déterminer comment appliquer les programmes de réglementation.

Accroître l'usage en ligne de guichets d'information sur les exigences réglementaires, notamment au moyen d'initiatives du genre « Une fois suffit! » ayant comme objectif la réutilisation des renseignements déjà fournis moyennant le consentement des intéressés et une protection adéquate renseignements personnels

4. Les ministères et organismes de réglementation devraient, en collaboration avec les entreprises, développer des portails électroniques de renseignements réglementaires à modules sectoriels, et ce, d'ici le 31 mars 2015, dans le cadre de la politique « Une fois suffit! », afin de s'assurer que les ministères ne demandent pas continuellement les mêmes renseignements à une entreprise. Le gouvernement devrait étudier les points ci-dessous pour donner suite à cette recommandation :

  • S'assurer que les portails électroniques renferment les renseignements requis concernant les exigences réglementaires applicables aux entreprises d'un secteur donné ainsi que des directives claires à l'intention de ces dernières quant à la façon de satisfaire aux attentes;
  • Examiner de près les obstacles à l'échange de renseignements sur les entreprises entre les ministères et trouver des moyens de procéder à l'échange de renseignements à l'échelle pangouvernementale, moyennant le consentement des intéressés, tout en protégeant les renseignements personnels et en réduisant le fardeau que représentent les formalités administratives.

Amélioration du service

Établir des normes de service et en assumer la responsabilité

5. Les ministères et organismes de réglementation devraient établir et publier des normes mesurables d'exécution des programmes de réglementation, déterminer des objectifs pour améliorer le service et faire état de leur rendement pour ce qui est du respect des normes. Les organismes qui n'ont pas adopté de normes de service pour leurs programmes de réglementation devraient le faire d'ici le 31 décembre 2013. Le gouvernement devrait étudier les points ci-dessous pour donner suite à cette recommandation :

  • Privilégier les normes de service et les améliorations jugées prioritaires par les entreprises lors des consultations (p. ex., le délai de réponse relatif aux autorisations et à l'octroi des permis, des licences et des attestations, la réduction du nombre de plaintes, le règlement le plus rapide des plaintes, la satisfaction de la clientèle eu égard à la rapidité d'accès à l'information et l'exactitude des renseignements);
  • S'assurer que les normes établies par les ministères et les organismes sont uniformes et alignées sur la politique en matière de service du Conseil du Trésor et sur les lignes directrices correspondantes énoncées dans la Directive du Cabinet sur la rationalisation de la réglementation.

6. Le gouvernement devrait, d'ici le 31 mars 2014, modifier la Loi sur les frais d'utilisation pour permettre aux ministères et organismes d'offrir de meilleurs services aux secteurs réglementés, tout en assumant une responsabilité adéquate en matière de respect des normes de service. Ce travail consiste, entre autres, à simplifier le processus d'établissement ou de modification des frais et à remédier aux sanctions imprévues susceptibles de compromettre davantage la capacité des ministères et organismes à respecter les normes de service.

Créer une culture axée sur l'excellence du service et le professionnalisme

7. Exiger de la part des ministères et organismes de réglementation l'adoption, d'ici le 31 décembre 2012, d'un protocole de service définissant les principes d'une culture fortement centrée sur les services et s'assurer que les employés comprennent leurs responsabilités à cet égard et fassent preuve d'un grand professionnalisme. Le gouvernement devrait étudier les points ci-dessous pour donner suite à cette recommandation :

  • Offrir de la formation aux organismes de réglementation en vue d'accroître leur capacité (p. ex., les compétences non techniques liées au service dans des domaines opérationnels essentiels tels que l'évaluation des risques, la consultation et les procédures en matière de conformité et d'exécution) et leur faire comprendre la réalité de l'environnement dans lequel doivent évoluer les entreprises tenues de se conformer aux exigences réglementaires. Les cours de formation devraient être intégrés aux plans d'apprentissage et aux évaluations des employés des ministères. Le gouvernement devrait envisager la possibilité de recourir au modèle du Collège Service Canada;
  • Inculquer l'importance du service aux clients dans le fonctionnement général des activités et des programmes de réglementation.

8. Les ministères et organismes de réglementation devraient mettre en place, d'ici le 31 décembre 2013, un mécanisme leur permettant de recevoir de la rétroaction (c.-à-d. les plaintes et les éloges à propos de la qualité du service ou des mécanismes de recours menant à la contestation d'une décision). Ce mécanisme pourrait être utile dans le cadre de l'amélioration continue des programmes de réglementation. Le gouvernement devrait étudier les points ci-dessous pour donner suite à cette recommandation :

  • Donner l'occasion aux entreprises de formuler des commentaires et des suggestions anonymes et exiger que les ministères et organismes évaluent périodiquement leur mécanisme de traitement des plaintes et des éloges;
  • Permettre aux organismes de réglementation, au moyen de mécanismes de recours, d'infirmer des décisions ou, s'il y a lieu, d'offrir un recours.

Venir en aide aux petites entreprises qui doivent traiter avec plusieurs organismes de réglementation 

9. Les principaux ministères et organismes de réglementation devraient créer un service d'aiguillage comptant un agent d'information chargé d'acheminer les demandes de renseignements des petites entreprises vers les spécialistes de la réglementation de l'organisation et d'assurer le suivi de l'état de la situation concernant les demandes d'aide. La mise à l'essai de cette fonction est recommandée d'ici le 31 décembre 2013.

Utiliser un langage simple et donner des interprétations claires et définitives

10. Les ministères et organismes de réglementation devraient, d'ici le 31 décembre 2012, examiner et mettre à jour leurs publications, leurs formulaires et le contenu de leurs sites Web les plus fréquemment consultés, à la lumière des résultats issus de la consultation des entreprises, afin de s'assurer que ces produits sont rédigés dans un langage clair et simple, conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada, puis rendre compte publiquement des résultats de leur évaluation.

11. Les ministères et organismes n'ayant pas de politique d'interprétation de leurs exigences réglementaires devraient, d'ici le 31 décembre 2012, publier leur politique à ce sujet afin de garantir l'uniformité des décisions, des instructions et des renseignements fournis aux entreprises. Le gouvernement devrait étudier les points ci-dessous pour donner suite à cette recommandation :

  • Rendre les organismes de réglementation responsables des interprétations et des renseignements qu'ils fournissent aux entreprises;
  • Présenter, s'il y a lieu, des interprétations écrites et ne pas pénaliser les entreprises qui se conforment aux directives écrites.

Améliorer la conception et la gouvernance de la réglementation

12. Le gouvernement du Canada devrait, d'ici le 31 mars 2014, prendre les mesures nécessaires afin que les ministères et organismes satisfassent aux exigences principales de la politique réglementaire, exigences énoncées dans la Directive du Cabinet sur la rationalisation de la réglementation. Le gouvernement devrait étudier les points ci-dessous pour donner suite à cette recommandation :

  • Exiger que les ministères et organismes mettent à la disposition du public leurs plans de réglementation triennaux, lesquels précisent en quoi consistent leurs priorités et leurs principales activités réglementaires;
  • Exiger que les organismes de réglementation précisent les formalités administratives rattachées à l'observation des exigences dans le Résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR) et rendent public, si besoin est, tout élément contextuel du REIR (p. ex., les évaluations des risques, les analyses coûts-avantages et les plans d'évaluation et de mesure du rendement);
  • Évaluer les règlements, de même que les programmes et les activités réglementaires connexes, pour s'assurer que ceux-ci permettent l'atteinte des objectifs escomptés, et ce, au plus bas coût possible pour les entreprises et le gouvernement.

13. Le gouvernement devrait agir rapidement pour respecter l'engagement qu'il a pris dans le cadre du Budget de 2011 de tenir compte du point de vue des petites entreprises. Il devrait envisager la possibilité d'exiger de la part des organismes de réglementation la mise à la disposition du public des résultats de l'application du point de vue des petites entreprises quant aux règlements nouveaux ou modifiés.

Le progrès passe par la responsabilisation

Ajouter un mandat pour le vérificateur général du Canada

14. L'article intitulé « Attributions » de la Loi sur le vérificateur général devrait être modifié de façon à ce que le Bureau du vérificateur général du Canada reçoive le mandat d'examiner les progrès accomplis et de rendre compte de la situation pour réduire les formalités administratives. Le vérificateur général devrait notamment surveiller l'application de la règle un pour un et faire état des efforts du gouvernement en ce qui a trait à la réduction de la paperasse, à la simplification des obligations en matière d'information et à l'amélioration des normes de service des programmes de réglementation. Les résultats issus de cet examen devraient être présentés au Parlement dans un rapport annuel portant sur la réglementation. Il incombera au vérificateur général de :

  • Déterminer la validité de la méthode de calcul du fardeau administratif au moyen du Standard Cost Model dans le cadre de la mise en application de la règle un pour un et de l'examen de l'inventaire des règlements en vigueur;
  • Réaliser une évaluation des progrès accomplis par le gouvernement pour s'assurer que ce dernier peut « s'offrir » un nouveau règlement en réduisant le fardeau administratif de la réglementation antérieure;
  • Recourir à d'autres méthodes qu'il juge appropriées afin d'illustrer l'évolution de la charge que représente le respect des contraintes réglementaires, notamment en procédant à l'évaluation des budgets des organismes de réglementation, ainsi qu'à l'évaluation de ce qu'il lui en coûte pour affecter des fonctionnaires à l'élaboration et à l'exécution des lois et règlements.

Définir un nouveau critère en ce qui concerne les primes versées aux hauts fonctionnaires

15. Une grande partie de la rémunération conditionnelle versée aux hauts fonctionnaires devrait reposer sur l'application efficace de la règle un pour un. Dans l'éventualité où cette règle n'était pas respectée, les hauts fonctionnaires du ministère ou de l'organisme concerné perdraient une partie de leur prime. Par contre, s'ils réussissaient à réduire la quantité de règlements de leur ministère ou organisme, leur prime serait alors plus élevée. Les primes des fonctionnaires seraient ainsi alignées sur l'objectif à long terme, à savoir le contrôle de la réglementation et la diminution du fardeau administratif des entreprises.